如何選擇適合公司的打卡系統？

1. 為何公司需要打卡系統？

詞彙說明:

• 打卡系統: 打卡系統是一種用於管理員工出勤時間的工具,它可以取代傳統的記錄方式,提高工作效率、降低管理成本。同時,打卡系統還可以促進公司工時制度的健全,提高員工出勤率,減少漏打卡等瑕疵。使用打卡系統還可以開啟員工薪資自動化管理的大門,提高企業的薪資管理水平。選擇一個適合企業的打卡系統需要慎之又慎地評估各種因素,並做出明智的選擇。

2. 不同型別的打卡系統有哪些？

詞彙說明:

• 簽到式打卡系統: 簽到式打卡系統是指讓員工手動登記到公司的打卡系統,類似於簽到表。員工可以使用手機或電腦進行登記,不需要特殊的打卡裝置。
• 感應式打卡系統: 感應式打卡系統需要員工使用公司發放的打卡卡或條碼進行打卡。打卡裝置可以是掛牆式或自立式的,或者使用讀取器進行條碼掃描。這種系統讓員工輕鬆地完成打卡操作。
• 生物辨識打卡系統: 生物辨識打卡系統使用指紋辨識、人臉辨識、手掌靜脈辨識等方式,自動識別員工的身份進行打卡。這種系統具有高度的準確性和安全性,可以有效防止刷卡等作弊行為。
• 雲端紀錄: 雲端紀錄是指打卡系統將打卡資料儲存於雲端伺服器中的紀錄方式。這使得管理者可以隨時查詢並管理員工的打卡記錄,方便有效地進行工時管理和薪資計算等相關業務。
• 本地紀錄: 本地紀錄是指打卡系統將打卡資料儲存於本地設備(如電腦或伺服器)上的紀錄方式。這種方式可能需要額外的硬體設備和管理,但有些情況下可能更加安全和適用,例如對於一些保密性要求比較高的組織或行業。

3. 如何評估打卡系統的好壞？

詞彙說明:

• 打卡系統: 打卡系統是指用於管理員工的出勤和工時記錄的一種數字化工具。它可以幫助公司追蹤員工的上下班時間、加班時間以及休假時間等資訊,同時也可以處理相關的薪資和工時統計等相關事務。打卡系統通常包括員工打卡功能、考勤記錄、假期管理、工時統計報表等模塊,能夠提高公司管理效率、打破地域限制,並提供有關人員工時等相關數據的自動化統計和分析。
• 使用者體驗: 使用者體驗是指使用者在使用產品或服務時感受到的整體感受和互動過程。好的使用者體驗應該具有直觀的操作界面、良好的響應速度、易於理解的操作流程以及符合使用者習慣的設計。通過優化使用者體驗,可以提高用戶的滿意度和忠誠度,並減少使用產品或服務時的困惑和問題。
• 功能性: 功能性是指產品或服務所提供的各種功能和特性。在評估一個打卡系統的功能性時,需考慮是否滿足公司的實際需求,如紀錄員工打卡、調休、加班以及報表統計等。同時,系統還應該具有足夠的彈性以適應公司未來的發展要求,例如人數增加和多地點管理等。只有具備足夠的功能性,才能夠滿足公司的需求並提高管理效率。
• 需求清單: 需求清單是指列出公司對打卡系統的各種要求和需求的文件。通過建立需求清單,可以將不同的需求有條理地整合在一起,便於評估不同的打卡系統是否能夠滿足這些需求。需求清單通常包括打卡功能、調休管理、加班申報、報表統計等方面的要求,有助於在選擇打卡系統時做出明智的決策。

4. 打卡系統的功能需求有那些？

詞彙說明:

• 打卡系統: 打卡系統是一種用於記錄員工上下班時間的工具,以幫助企業管理出勤和計算工資。
• 出勤時間: 出勤時間是指員工在工作日內實際工作的時間,打卡系統可以有效掌握每個員工的出勤時間以便於計算工資和考勤。
• 考勤: 考勤是指記錄和管理員工的出勤情況,包括上下班時間、加班、遲到早退等。打卡系統可以幫助企業輕鬆管理員工的考勤,提高工作效率。
• 功能需求: 功能需求是指打卡系統在使用上所需要具備的功能和特點。例如,多樣化的打卡方式(卡片打卡、指紋打卡、臉部辨識等),方便易行的操作(手機app簽到、簽退等),能夠真實紀錄出勤情況。
• 企業級功能: 企業級功能是指打卡系統在企業內部使用時所需要具備的特殊功能。包括支援企業內部部門結構管理、提供拍照上傳功能確保出勤記錄的真實性,以及提供自定義報表功能方便企業日常管理和年度考核。
• 打卡方式: 打卡方式是指員工進行上下班打卡的不同方式。常見的打卡方式包括卡片打卡、指紋打卡和臉部辨識等。根據不同工作場所的需求,還可以使用手機app進行簽到、簽退等操作。
• 部門結構: 部門結構是指企業內部的各個部門之間的組織和職能關係。打卡系統需要支援企業內部的部門結構,以方便管理不同部門和員工的出勤情況。
• 拍照上傳: 拍照上傳功能是指打卡時可以拍照並上傳,以確保出勤記錄的真實性。這可以防止員工代打卡或作弊的情況發生。
• 自定義報表: 自定義報表功能是指打卡系統能夠根據企業的需求,提供各種報表的生成和查詢功能,如出勤情況報表、加班報表、遲到早退報表等,以方便企業的日常管理和年度考核。
• 打卡系統供應商: 打卡系統供應商是指提供打卡系統產品和服務的公司或組織。在選擇適合公司的打卡系統前,公司需詢問和評估多家打卡系統供應商的產品與服務,以獲得最好的選擇。

5. 如何選擇符合公司需求的打卡系統？

詞彙說明:

• 打卡系統: 打卡系統是一種紀錄員工上下班時間的工具,通常包含硬體和軟體兩部分。硬體方面可以是指打卡機,例如指紋辨識、刷卡、人臉辨識等方式進行打卡;軟體方面則是管理員工打卡資料和生成報表等相關功能。打卡系統可以提高工時管理的效率和準確性,也有助於加強員工的出勤紀律。
• 公司需求與限制: 公司需求與限制指的是根據公司的規模、行業、工作地點的分佈以及員工的工作性質等因素,為了選擇符合公司實際情況的打卡系統而需要考慮的相關要素。例如,對於全球多地分佈的大型企業而言,可能需要一個支援多語言、多地時區的打卡系統;對於高度保密的行業,可能需要具有更高安全性防止資安攻擊的打卡系統。了解公司需求與限制可以幫助選擇最適合的打卡系統,以提升工作效率並符合公司的要求。
• 資料加密: 資料加密是指將敏感資料使用特定的演算法轉換為密文,以保護資訊的安全性。打卡系統中的敏感資料可能包括員工的個人資料、上下班時間等。資料加密可以確保即便系統遭到非法存取或攻擊,也不會直接暴露真實的資料內容。選擇具備資料加密的打卡系統有助於保障公司和員工的資訊安全。
• 防範資安攻擊: 防範資安攻擊是指採取各種技術和措施來防止未經授權的人員入侵系統並破壞資料的完整性和可用性。打卡系統中存儲著大量的員工敏感資料,如上下班時間、個人身份證號等,因此需要具備防範資安攻擊的措施,例如強化系統的防火牆、更新漏洞修補程式、限制系統訪問權限等等,以減少系統被攻擊的風險並確保資料的安全性。
• 可用性: 可用性是指系統能夠在需要時正常運作的程度。對於打卡系統而言,可用性的高低影響著使用者能否及時完成打卡,以及管理員能否正確獲取打卡資料等。評估可用性可以從系統的穩定性、操作介面的友好度、系統的回應速度等方面進行。選擇具有較高可用性的打卡系統可以提升員工使用的滿意度和工作效率。
• 易用性: 易用性指的是系統使用的簡單性和使用者體驗的良好程度。對於打卡系統而言,易用性的高低影響著使用者能否輕鬆上手,以及管理員是否容易操作和管理打卡資料等。評估易用性可以從系統的操作界面、使用流程的簡單程度、提供的使用指南等方面進行。選擇易用性較高的打卡系統可以減少使用者的學習成本和使用上的困擾。
• 價效比: 價效比是指以所獲得的價值和性能來評估投入的成本或價格是否合理。在選擇打卡系統時,需要綜合考慮其功能性、品質和價格等因素。一方面,選擇功能完備且品質較高的打卡系統可以確保所得到的價值和效益;另一方面,要考慮打卡系統的價格是否與其提供的價值相匹配。綜合比較不同打卡系統的價效比有助於選擇最符合預算且性能良好的打卡系統。
• 功能性: 功能性指的是系統所具備的功能和特性。對於打卡系統而言,功能性可以包括員工打卡紀錄的收集、請假申請系統的整合、報表的生成和分析等。選擇具有豐富功能的打卡系統可以滿足不同公司需求的各種功能要求,並提供更多彈性的選擇。
• 擴充性: 擴充性是指系統在滿足基本需求的同時,能夠擴展支援更多的功能和需求。對於打卡系統而言,擴充性的高低影響著系統的長期適用性和擴展性。例如,打卡系統是否能夠支援多種打卡方式、結合其他企業資源規劃系統等。選擇具有良好擴充性的打卡系統可以減少後續系統更換和升級的成本,並符合公司的成長需求。

6. 價格、購買方式、安裝方式等注意事項

詞彙說明:

• 打卡系統: 打卡系統是一種用於記錄工作時間、考勤和出勤情況的電子系統。透過打卡系統,員工可以使用卡片、指紋辨識、臉部辨識等方式來進行確認和記錄,以方便公司管理和統計。
• 自建系統: 自建系統是指公司自行購買硬體設備和軟體,擁有完全自主權力去搭建和操作打卡系統。自建系統需要承擔相對高的硬體和融合成本,但在一些特殊需求和安全性要求較高的情況下,自建系統可能是一個較好的選擇。
• 租賃方式: 租賃方式是指公司以租賃的形式使用打卡系統,通常是支付固定的租金來使用供應商提供的打卡系統服務。租賃方式相對比較省事且成本較低,尤其對於規模較小或需求變動較大的公司來說,租賃方式具有較高的彈性和便利性。
• 雲端服務: 雲端服務是指將打卡系統部署在供應商的雲端平台上,讓公司可以通過互聯網來使用和管理打卡系統。使用雲端服務的好處是省去了自建系統的硬體成本,並且具有較高的可擴展性和便利性。
• 綜合成本: 綜合成本是指在選擇打卡系統時,除了考慮價格外,還需要考慮其它相關成本,如硬體裝置和融合成本、維護成本等。選擇打卡系統時,需要將這些成本全面考慮,確保總體成本在預算範圍內,並符合公司的需求。
• 資源: 在選擇打卡系統時,資源包括人力、財力、物力等方面的資源。考量資源時,需評估選擇不同購買方式所需的投入,並確保公司能夠提供足夠的資源進行搭建、維護和運營打卡系統。
• 網路架構: 網路架構是指公司內部網絡的設計和構建方式。選擇安裝方式時,需考量網路架構是否能夠支持打卡系統的運行,如網絡帶寬是否足夠、防火牆設定是否符合要求等。良好的網路架構能夠確保系統的穩定性和安全性。

7. 如何匯入打卡系統到公司？

8. 如何提高員工使用打卡系統的意願？

詞彙說明:

• 打卡系統: 打卡系統是企業管理中用來紀錄員工出勤狀況和考勤紀錄的工具。它可以提供準確的數據,用於統計分析員工的工作量和工作效率等相關資訊。打卡系統的穩定性、易用性和效率性對員工的使用意願有重要影響。
• 配合程度: 配合程度是指員工對使用打卡系統的程度和態度。高配合程度表示員工願意主動使用打卡系統,並遵守相關的規定和流程;低配合程度則表示員工對打卡系統持有抵觸或不願使用的態度。企業需要提高員工的配合程度以改善工作效率和管理成效。
• 工作效率: 工作效率指在一定時間內完成工作量的能力,通常衡量方式為工作成果與所花時間的比率。員工的配合程度和使用打卡系統的意願直接影響到工作效率的提升。提高員工對打卡系統的使用意願可以幫助企業提升工作效率。
• 管理成效: 管理成效指管理者在組織內能夠有效地實現目標和達到預期結果的程度。員工對打卡系統的使用意願影響到管理成效的提升與否。若員工配合使用打卡系統,管理者可以透過打卡資料的統計分析了解員工的工作情況,從而提升管理成效。
• 易用性: 易用性是指打卡系統使用的便利程度,包括系統設計的親和力、操作的簡單性和流程的順暢性等。打卡系統的易用性是提高員工使用意願的重要因素之一。若打卡系統操作繁瑣,員工會感到不便而不願使用。
• 操作麻煩: 操作麻煩指使用打卡系統時所需的步驟繁多、操作複雜等情況。若打卡系統的操作麻煩,員工在使用上會感到困難和不便,進而影響其使用意願。好的打卡系統應該簡化操作流程,讓員工能夠輕鬆使用。
• 流程瑣碎: 流程瑣碎指打卡系統操作中所需的步驟細節繁多,需要逐一完成的情況。若打卡系統的流程瑣碎,員工在使用上會感到繁瑣和不便,往往導致其不願使用。良好的打卡系統應該簡化流程,提高使用效率。
• 出勤狀況: 出勤狀況是指員工在工作時間內是否按照規定出勤的情況。打卡系統可以記錄並統計員工的出勤狀況,了解員工的工作時間和出勤情況,有助於提高企業對員工的管理效率。
• 考勤紀錄: 考勤紀錄是指員工在工作期間的出勤紀錄和缺勤情況等相關資訊。打卡系統可以紀錄員工的考勤紀錄,包括上班時間、下班時間、遲到、早退等,用於統計分析和企業管理。
• 透明度: 透明度是指企業行為和決策的公開程度和清晰度。在打卡系統中,企業需加強透明度,讓員工清楚了解打卡系統的相關政策和程序。透明的打卡系統可以增加員工對系統的信任,提高使用意願。
• 公平性: 公平性是指對待員工的態度和措施是否公正,打卡系統在執行政策時應強調公平性。若員工發現管理者有不當行為或對打卡系統應用不公正,將對企業形象造成損害並懷疑打卡系統的可信度。應加強公平性宣導以提高員工的使用意願。
• 激勵措施: 激勵措施是指企業為了激發員工使用打卡系統的意願而設計的獎勵或誘因。例如,企業可以設置出勤獎勵制度,對達到一定出勤率的員工給予獎勵,或是針對打卡紀錄優秀者提供參與員工活動的機會等。激勵措施可以提高員工的參與度和對打卡系統的信任度。
• 信任度: 信任度是指員工對打卡系統的信任程度。打卡系統應該具有穩定性、透明度和公平性,以提高員工對系統的信任。另外,設計激勵措施也可以增加員工對打卡系統的信任度。提高信任度可以促進員工的使用意願和配合度。

影響因素:

• 根據gartner的報告,2020年全球雲端打卡系統市場規模達到3.4億美元,預計2025年將增長至7.6億美元 。gartner。
• 據statista調查,65%的公司表示由於使用雲端打卡系統而提高了員工生產力。 。statista。
• 研究顯示,採用自動化打卡系統的企業可以節省每位員工每週約2小時的時間。這表示如果一家有500名員工的公司,可以每年節省20萬小時。 。american payroll association。
• forrester報告指出,在新冠疫情期間,71%的企業選擇使用雲端打卡系統以支持遠程工作。 。forrester research。
• 根據software advice進行的調查, 約76% 的受訪者表示他們更偏好使用具有移動性和即時回饋功能的打卡系統. 。software advice。