摘要
這篇文章探討了如何利用Apple原生工具打造一個簡約高效的數位工作系統，不僅有助於提升生產力，也讓使用者能夠在繁忙生活中找到平衡與清晰。 歸納要點:
- **簡化生產力工具的哲學：** 透過專注於少數核心工具的深入應用，減少認知負載，提升工作效率。我自己曾試過這種方法，結果發現不再被繁雜的選擇所困擾。
- **蘋果生態系統的深層整合：** 探討Handoff、Universal Clipboard等功能如何無縫串聯不同設備，讓我在跨平台工作時感受到前所未有的流暢性。
- **智能標籤與上下文感知：** 利用智能標籤技術提升資訊管理靈活性，我體驗到這些功能能根據當前任務自動提供相關資料，大大提高了我的工作效率。
為什麼簡化生產力工具至關重要
### **簡化生產力的必要性**
蘋果生態系統設計得無縫且直觀，旨在提升數位工作的效率。然而，大多數用戶卻常常忽視了蘋果內建應用的強大功能，反而追逐那些特徵繁多的第三方替代品。那麼，如果我告訴你，其實你可以僅透過使用蘋果的原生工具來運作整個數位生活，你會怎麼想呢？這份指南將探討如何充分利用蘋果的默認應用，如備忘錄、提醒事項、日曆、文件等，打造一個既簡單又強大的生產力系統。不需要昂貴的訂閱，也不需繁瑣的設定；這裡有一套適合你的工作流程。
## **核心理念**
許多生產力系統之所以失敗，是因為它們過於注重**儲存資訊**，卻忽略了如何有效地使用這些資訊。它們只是在處理表面問題，而沒有針對真正的困境著手。而真正需要解決的是，當前有大量的信息從各種應用和網站湧入，我們時刻面臨著分心與干擾。
蘋果生態系統設計得無縫且直觀，旨在提升數位工作的效率。然而，大多數用戶卻常常忽視了蘋果內建應用的強大功能，反而追逐那些特徵繁多的第三方替代品。那麼，如果我告訴你，其實你可以僅透過使用蘋果的原生工具來運作整個數位生活，你會怎麼想呢？這份指南將探討如何充分利用蘋果的默認應用，如備忘錄、提醒事項、日曆、文件等，打造一個既簡單又強大的生產力系統。不需要昂貴的訂閱，也不需繁瑣的設定；這裡有一套適合你的工作流程。
## **核心理念**
許多生產力系統之所以失敗，是因為它們過於注重**儲存資訊**，卻忽略了如何有效地使用這些資訊。它們只是在處理表面問題，而沒有針對真正的困境著手。而真正需要解決的是，當前有大量的信息從各種應用和網站湧入，我們時刻面臨著分心與干擾。
蘋果生態系統的內建應用程式如何提高效率
這就是為什麼我們會在專注上掙扎的原因。在試圖找出物品擺放的位置和結構之前，我更想專注於_有針對性的工作_及其_成果_，也就是我們每天創造的產品品質。我堅信生產力不應該只是把更多的任務塞進一天中。真正的目標是減少工作時間、增加思考，並創造更深層次的價值。不是囤積想法，而是將它們轉化為_產品_，透過_行動_來實現。在這方面，我認為蘋果的思維方式正好符合我的期待。- **先產出，再組織。** 雖然組織很重要，但創作應該優先於此。- 你的**應用程式應與大腦合作**。工具應該支持思考，而不是取而代之。
觀點延伸比較:
| 工具 | 功能 | 優勢 | 使用建議 |
|---|---|---|---|
| 提醒事項 | 行動中心 | 整合任務與日曆，提升專注力 | 定期檢視及調整任務優先級 |
| 備忘錄 | 思維的鍛造廠 | 支持多種檔案格式，靈活組織想法 | 利用畫布進行頭腦風暴 |
| 檔案 | 數位發射台 | 集中管理所有產品和資料夾的可存取性 | 使用智能資料夾來按需整理材料 |
| 行事曆 | 活動儀表板 | 一覽所有時間相關承諾，無縫整合其他應用程式 | 設置重要事件提醒以保持規劃 |
| 聚焦功能 | 全能大腦助手 | 快速檢索各類資訊，省去手動分類的麻煩 | 確保標題和內容具關鍵字以便於搜尋 |
利用提醒事項作為行動中心
這個系統應該要簡單易用，方便填入資料並進行檢索。**必須無障礙且輕鬆可搜尋。** 系統中的摩擦越多，你的使用意願就會越低。- 利用蘋果內建的協同效應。許多使用者可能並不知道那些**隱藏功能**以及蘋果各種應用之間是如何深度整合的，這正是其中的奧妙所在！
## **工具包：少就是多的指導原則**
### **1. 提醒事項：你的行動中心**
✅ 所有需要執行的事項都應放在這裡。
✅ 幫助回答幾個關鍵問題：我該做什麼？何時去做？最重要的是什麼？
✅ 與日曆無縫整合，以保持你的專注力。
此外，提醒事項還具備強大的同步功能，它可以與Apple生態系統中的其他應用如日曆和郵件等進行有效整合，提升工作效率。在任務管理方面，可以使用標籤和清單來分類，使得不同專案之間的優先順序更為清晰。此外，定期檢視及調整提醒事項也是一個好主意，以確保系統能夠靈活適應不斷變化的需求。
## **工具包：少就是多的指導原則**
### **1. 提醒事項：你的行動中心**
✅ 所有需要執行的事項都應放在這裡。
✅ 幫助回答幾個關鍵問題：我該做什麼？何時去做？最重要的是什麼？
✅ 與日曆無縫整合，以保持你的專注力。
此外，提醒事項還具備強大的同步功能，它可以與Apple生態系統中的其他應用如日曆和郵件等進行有效整合，提升工作效率。在任務管理方面，可以使用標籤和清單來分類，使得不同專案之間的優先順序更為清晰。此外，定期檢視及調整提醒事項也是一個好主意，以確保系統能夠靈活適應不斷變化的需求。
用筆記應用優化想法的發展過程
✅ 可以透過簡單的拖放或「分享至」功能，輕鬆連結到郵件或備忘錄。### **2. 備忘錄：思維的鍛造廠** ✅ 這裡是原始想法轉化為精緻產品的地方。✅ 支持各類檔案及鏈接，以便於組織與管理。✅ 提供靈活的畫布，方便進行頭腦風暴和計劃制定，特別是在 iPad 上使用時更為得心應手。✅ 為任務或專案提供有意義的背景資訊。✅ 幫助塑造最終成果。✅ 能夠連結既有知識以增強理解與應用。### **3. 檔案：你的數位發射台**
)
Free Images如何使用檔案管理器提升數位存取能力
✅ 存放所有正在進行中的和已完成的產品。✅ 透過標準的檔案選取器，確保跨設備及應用程式的可存取性。✅ 利用iCloud、智能資料夾和標籤來按需整理材料。### **4. 行事曆：終極活動儀表板** ✅ 處理所有時間相關的承諾。✅ 提供對截止日期、專案和事件的一覽無遺。✅ 與提醒事項（以及通過Siri與郵件）無縫整合，實現統一工作流程。### **5.**
日曆作為活動管理的核心工具
聚焦：你的全能大腦** ✅ 迅速檢索筆記、電子郵件、文件及提醒事項。 ✅ 省去手動分類的麻煩，只需搜尋即可！ ✅ 在所有Apple設備上都可穩定運行。
Spotlight幫助快速檢索資訊的重要性
### **建立系統：一個簡單的框架**
#### **1. 透過文件夾定義你的關鍵領域**
將生活組織成穩定的類別。利用MECE原則確保各個領域不會重疊，但又能全面涵蓋你感興趣的一切。例如：
**📂 公司
📂 家庭
📂 個人
📂 嗜好**
如果不確定是否已經涵蓋所有，還可以新增一個 📂 **其他** 的文件夾。未來你隨時可以調整並拆分，以便更精細地管理。對於這些領域，相應地在 **備忘錄、文件和提醒事項中創建相應的列表和資料夾**，讓它們彼此相符，這樣能幫助你更有條理地整理日常事務。
#### **1. 透過文件夾定義你的關鍵領域**
將生活組織成穩定的類別。利用MECE原則確保各個領域不會重疊，但又能全面涵蓋你感興趣的一切。例如：
**📂 公司
📂 家庭
📂 個人
📂 嗜好**
如果不確定是否已經涵蓋所有，還可以新增一個 📂 **其他** 的文件夾。未來你隨時可以調整並拆分，以便更精細地管理。對於這些領域，相應地在 **備忘錄、文件和提醒事項中創建相應的列表和資料夾**，讓它們彼此相符，這樣能幫助你更有條理地整理日常事務。
建立高效的分類系統來組織生活
為了實現無縫協作，您可以使用共享資料夾和共享清單。例如，如果我想把與我家人有關的一切都分享給他們，我會創建以下項目：在蘋果的檔案中創建一個「家庭」共享資料夾；在蘋果的備忘錄中建立一個「家庭」共享資料夾；在蘋果的提醒事項中設置一個「家庭」共享清單；以及在蘋果日曆中添加一個「家庭」共享日曆。這種方法同樣適用於各類專案、計畫或其他事項。使用 #focus 標籤可以幫助您整合系統中的重要內容，確保只有最重要的資訊始終在您的眼前。
接下來，建議設置收件箱來集中管理進來的信息。理想情況下，我希望能將生活中的收件箱數量減少到只有一個，但目前科技水平尚未達到這點，因此我們需要靈活運用手頭上的工具，儘可能地將所有新任務、文件和想法集中起來。
接下來，建議設置收件箱來集中管理進來的信息。理想情況下，我希望能將生活中的收件箱數量減少到只有一個，但目前科技水平尚未達到這點，因此我們需要靈活運用手頭上的工具，儘可能地將所有新任務、文件和想法集中起來。
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集成收件箱以整合所有進入的信息
📥 **提醒收件箱** - 這是用來快速捕捉任務和想法的默認列表。 📥 **筆記收件箱** - 用於在處理之前捕捉所有未結構化的思緒。_快速筆記_可以很好地滿足這一需求，但它也可以作為一個自訂的_智能資料夾_，用來查找未標記的筆記。 📥 **檔案收件箱** - 替代了_下載_文件夾，用於儲存所有進入的材料。這個收件箱位於iCloud上，確保在各種設備之間有統一的入口點。行動項目：將所有能夠下載檔案的應用程式指向此資料夾，以便擁有集中管理的位置。 📥 **郵件收件箱** - 利用Apple Mail的統一郵件匯總功能，提高效率。
### **3. 使用智能標籤以反映動態狀態和屬性**
許多人在選擇何時使用標籤或文件夾時會感到困惑。在設計整合收件箱時，可以突顯利用自動化規則對郵件進行分類和標籤，以更有效地整合資訊。此外，考慮增添多平台同步功能，確保無論是在手機、平板還是電腦上，都能隨時獲取最新的信息。同時，也可以借助第三方應用程式進行擴展，例如將任務管理工具與郵件系統連接，以提升工作效率。最後，提供個性化通知設置，使得使用者可以根據優先順序接收到重要信息。
### **3. 使用智能標籤以反映動態狀態和屬性**
許多人在選擇何時使用標籤或文件夾時會感到困惑。在設計整合收件箱時，可以突顯利用自動化規則對郵件進行分類和標籤，以更有效地整合資訊。此外，考慮增添多平台同步功能，確保無論是在手機、平板還是電腦上，都能隨時獲取最新的信息。同時，也可以借助第三方應用程式進行擴展，例如將任務管理工具與郵件系統連接，以提升工作效率。最後，提供個性化通知設置，使得使用者可以根據優先順序接收到重要信息。
利用智能標籤提升信息管理靈活性
我自己簡單地搞清楚了：資料夾是相對固定的，因此應該用於不常變動的結構，這就是為什麼它們適合用於「領域」。而標籤則更具動態性和靈活性，所以我更喜歡將它們用於資料的「屬性」，特別是那些可能經常變化的屬性。例如，在 Apple Files 中，我使用了一些有用的標籤：**🏷️ #Foc**us - 用於與高優先級任務和項目相關的文件；**🏷️ #Dr**aft - 用於正在進行中的工作文件，方便訪問其他應用；**🏷️ #Ready - 用於已準備好發送給他人的內容。系統檔案選擇器允許輕鬆通過標籤篩選，因此即使檔案所在的資料夾不同，只要正確標記你的檔案，就沒有問題。
### **保持資訊易於存取**
如果你全心投入 Apple 的內建工具，**Spotlight** 可以揭示更多協同效應，並在你的系統中扮演黏合劑的角色，使得任何你擁有的信息只需一滑（或一次點擊）即可獲得。此外，它也支持精確查詢（即帶引號的查詢）和特殊符號（如表情符號）。> 不過，要充分發揮其潛力，你需要確保命名精確以及擁有豐富且獨特的「關鍵字」來檢索這些信息。數位資訊主要由 _文字_（即 _符號_ 和它們的組合）組成，因此我們管理這些信息成功與否在很大程度上依賴於精度和足夠多的錨點，以便在需要時挖掘出這些信息。舉例來說，在整個系統中採用通用格式日期（例如 YYYY-MM-DD），可以幫助揭示時間相關的信息。如果能做到這一點，你會驚訝地發現，你實際上不需要像想象中那樣多結構。如果在條目（筆記、任務、檔名）中放置足夠相關的文本錨點，你會驚奇地發現自己有多少去查看應用程序左側邊欄。
### 總結
最終形成的設置讓人感到解放：
- 你不再浪費時間創建過度複雜的系統。
- 流程輕量且簡單，使大腦能專注於意義重大的工作，而非系統維護。
- 每款應用程序都提供專注工作的空間，有助於抵抗分心（透過 #focus 標籤和旗幟）。
- 你能充分利用應用程序功能。
- 這種設置具有未來保障，可長期支持。
- 不會浪費任何額外金錢。
### 你的回合：簡化&專注
誰會受益于這個系統？
✔ 瀰漫著應用複雜性的知識工作者
✔ 尋求流暢工作流程的人士
✔ 任何相信生產力應該簡單有效的人
這個系統不是：
❌ 又一種過度工程化的方法
❌ 替代創造力及批判思考的方法
❌ 一座要求持續維護數位監牢
數位壓力是一種選擇。而簡單才是真正提高生產力的小撇步。
### **保持資訊易於存取**
如果你全心投入 Apple 的內建工具，**Spotlight** 可以揭示更多協同效應，並在你的系統中扮演黏合劑的角色，使得任何你擁有的信息只需一滑（或一次點擊）即可獲得。此外，它也支持精確查詢（即帶引號的查詢）和特殊符號（如表情符號）。> 不過，要充分發揮其潛力，你需要確保命名精確以及擁有豐富且獨特的「關鍵字」來檢索這些信息。數位資訊主要由 _文字_（即 _符號_ 和它們的組合）組成，因此我們管理這些信息成功與否在很大程度上依賴於精度和足夠多的錨點，以便在需要時挖掘出這些信息。舉例來說，在整個系統中採用通用格式日期（例如 YYYY-MM-DD），可以幫助揭示時間相關的信息。如果能做到這一點，你會驚訝地發現，你實際上不需要像想象中那樣多結構。如果在條目（筆記、任務、檔名）中放置足夠相關的文本錨點，你會驚奇地發現自己有多少去查看應用程序左側邊欄。
### 總結
最終形成的設置讓人感到解放：
- 你不再浪費時間創建過度複雜的系統。
- 流程輕量且簡單，使大腦能專注於意義重大的工作，而非系統維護。
- 每款應用程序都提供專注工作的空間，有助於抵抗分心（透過 #focus 標籤和旗幟）。
- 你能充分利用應用程序功能。
- 這種設置具有未來保障，可長期支持。
- 不會浪費任何額外金錢。
### 你的回合：簡化&專注
誰會受益于這個系統？
✔ 瀰漫著應用複雜性的知識工作者
✔ 尋求流暢工作流程的人士
✔ 任何相信生產力應該簡單有效的人
這個系統不是：
❌ 又一種過度工程化的方法
❌ 替代創造力及批判思考的方法
❌ 一座要求持續維護數位監牢
數位壓力是一種選擇。而簡單才是真正提高生產力的小撇步。
參考來源
我對使用蘋果股票生產力應用程式的看法
Apple 生態系的整合性讓原生應用程式如Shortcuts、Reminders、Calendar 和Notes 能夠無縫協作,提升任務管理與資訊整合效率。 AI 功能在Apple Notes、 ...
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來源： Vocus
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