摘要
隨著人工智慧技術的迅速發展，它正逐步融入我們的工作生活中，顯著提升了工作效率與品質。 歸納要點:
- 自動化流程:將重複性的任務交由 AI 完成,讓你專注於創造性工作。
- 智慧分析與決策:AI 快速分析數據,協助做出更精準的商業決策。
- 優化時間管理:根據個人習慣,自動安排工作和提醒事項,提升整體效率。
如何運用 AI 提升工作效率和品質，解放你的時間與精力
在工作中感到疲憊，無法專注於任務，眼看著時鐘一分一秒地過去，這是我們大家都能體會的感受。而結束一天的工作後卻覺得自己幾乎沒有完成任何有生產力的事情，更是常態。即使像寫電子郵件這樣簡單的任務，也似乎佔用了不必要的大量時間，而向他人介紹自己的工作進展往往比實際執行工作還花費更多時間。因此，我們將例行、公事或耗時的任務交給人工智慧處理。如果你每天都在執行例行任務，那麼人工智慧生產力應用可以幫你節省數分鐘甚至數小時的寶貴時間，讓你能夠專注於提升技能或完善你的工作。這就如同擁有一位隨時待命的助理。
人工智慧與提示之間有著深刻而直接的關係，它只會根據你所輸入的資訊來發揮其效用。雖然先進的聊天機器人非常擅長捕捉內在意義並能解析提示中的錯誤，但一個強而有力的提示應該具備具體性、清晰度，以及足夠的上下文資訊。
**專案1：AI 驅動的自動化工作流程與定製化解決方案**
傳統上，AI 應用多集中於單一任務自動化，例如自動回覆電子郵件或資料整理。最新趨勢則指向更全面的工作流程自動化。例如，結合自然語言處理、機器學習和流程自動化技術，AI 能夠理解複雜工作流程中的每個步驟，自動完成相關任務。在銷售領域中，AI 可以分析客戶資料，自動生成個性化銷售文案，同時透過聊天機器人與潛在客戶互動，以提高銷售效率。此外針對不同領域及職位特定需求，AI 也可提供定製化解決方案。例如對於軟體開發者而言，AI 可以分析程式碼、自動生成測試用例甚至協助最佳化程式碼結構，此類定製方案更精準滿足使用者需求，有助提升整體效率。
**專案2：AI 在提升工作品質與效率上的潛在影響**
除了節省時間外，AI 還能提升工作的品質。在資料分析領域中，AI 可協助分析師快速識別資料異常及趨勢並生成更精確報告，不僅提高了分析效率，更避免了人為疏漏以保證結果準確性。另外，AI 也能協助員工持續學習和提升技能。透過 AI 驅動的人性化學習平台，使用者可根據自身需求選擇適合資源，再搭配 AI 的輔導和反饋，加速學習程序，有助於掌握更多技能並增強競爭力。
**典型查詢意圖：**
職場人士希望了解 AI 如何幫助他們提高工作效率和品質;職場管理者關心 AI 如何最佳化團隊工作的流程、提升整體績效;而 AI 研究者則希望探討其在職場應用面臨挑戰及未來發展方向。
我們在研究許多文章後,彙整重點如下
網路文章觀點與我們總結
- AI工具如ChatGPT可作為對話性的搜尋引擎,協助回答問題與撰寫文本。
- 用戶可以透過提示文來指導AI執行特定任務,以提高工作效率。
- AI能夠自動化郵件回覆、會議紀錄及文件總結,提升企業內部溝通效率。
- 將AI技術導入職場有助於簡化作業流程並增強員工能力。
- 生成式AI的需求隨著技術進步而快速上升,成為企業創造商機的關鍵。
- Notion AI等工具能幫助管理日程安排,提高時間分配的有效性。
隨著人工智慧技術的迅速發展，各行各業都在努力探索如何利用這些工具來提升工作效率。無論是使用ChatGPT進行資料查詢，還是借助Notion AI管理日程，都讓我們感受到科技帶來的便利。不僅使得繁瑣的工作變得輕鬆，也讓團隊合作更加順暢。在未來，我們期待看到更多創新應用出現，進一步改善我們的工作生活。
精準的提示引導 AI 生成更有價值的內容
例如，如果你正在撰寫一篇關於園藝的部落格文章，一個不好的提示可能是「寫一些關於植物的內容。」這樣的提示缺乏焦點和背景，結果也不太可能有實質性的內容。如果你請聊天機器人「撰寫一份300字的詳細指南，介紹適合公寓生活的最佳室內植物以及每種植物的照護技巧」，那麼你將會得到更好的結果。因為這裡有具體性和指導性，使得人工智慧可以依循。事實上，如果你使用的是優秀的工具，你甚至不需要自己構建提示。TypingMind 整合了市場上最好的聊天機器人，包括 ChatGPT、Claude、Gemini 等，並擁有數十個量身定製的 AI 代理人和提示（prompts）。這些 AI 代理人和預設提示基本上充當特定領域的專家，例如英文改進師、脫口秀演員、市場分析師、饒舌歌手，甚至是湯姆·克魯斯。你可以與這些專家對話，獲取他們領域所需的資訊。不再需要在構建提示時掙扎。
以下是下載應用程式後的使用者介面樣貌，以及您將遇到的一些人工智慧代理：
如果你的工作需要大量寫作或研究，而你無法花費幾小時在單一任務上，那麼不妨試試 Elephas。這個工具非常適合需要總結、解釋和檢視資料來源的需求。你不必手動翻閱多頁文章來尋找統計數字，因為這款應用可以為你自動總結所有資訊。同樣地，你也不用反覆進行研究，只為了理解某個概念。你甚至可以利用這個平台將自己的即時想法記下，然後將其重寫成專案所需的語調，以便更快速地完成任務。
Elephas：融合 AI 的多功能生產力軟體
我們將 Elephas 分類為幾乎是多功能的生產力軟體，因為它在執行技術任務方面也表現出色。使用者無需尋找像 Google Translate 這樣的獨立工具來翻譯文字，或是尋找編碼助手來協助撰寫程式碼，只需點選 Mac 選單欄上的大象圖示，所有這些神奇的工具便能立即在下拉選單中呈現。或許您經常需要在漫長的 Zoom 或 Microsoft Teams 會議中追趕截止日期，而沒有時間做有意義的筆記。在這種情況下，Superwhisper 是最好的直接轉錄生產力應用之一。一旦您設定好應用程式以透過選單欄開始錄音，就可以選擇一個檔案或開始錄製，讓 AI 為您完成工作。我們使用此應用程式轉錄了 Richard St． John 的 TED 演講《成功的八個秘密》，並提供了每個部分易於閱讀的逐步內容。
**專案1：Elephas 的多功能性與AI 融合的趨勢** － Elephas 所展現的「整合一切」概念，正是當前 AI 與軟體融合的顯著趨勢。現代工作者需要的是無縫接軌的工具，而非需要切換多個平台才能完成工作。Elephas 將翻譯、編碼等功能整合至單一平台，消弭了傳統工具之間的隔閡，展現出 AI 賦能的軟體未來。Elephas 的設計也呼應了現代人對「效率」的追求，透過簡潔的介面與直觀操作，使使用者能以最少步驟完成工作，以進一步提升工作效率。
**專案2：Superwhisper 的應用場景與語音轉文字技術的進階** － Superwhisper 針對會議記錄提供了極大的便利性。對於經常參加線上會議的人士而言，它能有效地將會議內容轉換成文字，避免傳統筆記方式帶來的不便。Superwhisper 運用了先進語音轉文字技術，在語音處理領域展現突破。不僅準確度高，它還能識別不同說話者並生成清晰文字記錄，此技術不僅提升工作效率，更為使用者提供精確會議記錄，有助於後續資訊整理和利用。
Superwhisper 讓你輕鬆掌握跨語言溝通，Ready to Send 則助你輕鬆應對職場郵件
如果你認為用自己更熟悉的語言來閱讀這段音訊會更容易，那麼 Superwhisper 支援超過 100 種語言的翻譯。當你與朋友和同事交流時，是否會使用不同的寫作風格呢？我們是有的。對於朋友，我們總是使用小寫字母，並透過有趣的表情符號傳達訊息的一部分，還會盡可能地進行雙重傳送。當我們需要謹慎用詞、展現最專業的一面時，就沒有那麼有趣了。特別是當你不僅僅是在給同事發郵件，而是要給像經理這樣的上級時，你就需要仔細策劃你的想法後再按下傳送鍵。**Ready to Send** 使得這一潛在令人緊張的任務變得簡單許多，它幫助你針對任何主題生成專業撰寫的電子郵件。這是一個獨家的 Gmail 附加功能，可以自動為收件箱中未讀郵件生成草稿回覆。在我們的測試提示中，我們告訴程式編寫一封正式郵件給老闆，告知她我們已經完成了第二季度報告所需的幻燈片。
**Ready to Send** 不僅能自動生成專業信件，更能理解不同情境下的撰寫需求。它會根據使用者與不同物件之間的溝通習慣調整信件風格。例如，使用者可以設定與朋友溝通時使用較為輕鬆的語氣，而在與上司交流時則採取正式口吻。這樣的人性化調整讓使用者無需費心揣摩各種場合下應該如何措辭，可以更輕鬆地進行各方之間的聯絡。
在 AI 寫作工具快速崛起之際，其倫理爭議及未來發展趨勢亦引起廣泛討論。有觀點認為，在某些情境下，自動化工具可能削弱創造力或導致人際互動上的距離感。因此，如何平衡效率和人性化，是未來技術應持續探索的重要課題。
AI如何革新會議體驗：從效率提升到隱私考量
與其花費過多的時間思考該說些什麼或如何開始，你可以在幾次點選中加快溝透過程。你所需做的就是按下回覆，找到「準備傳送」按鈕，然後根據自己的喜好進行調整。如果你每天都需要處理電子郵件，那麼這是最好的 AI 應用之一。會議常常被視為無趣、缺乏目的且對生產力造成幹擾的活動。如果你也有這樣的困擾，我們深感抱歉。如果你不能避免那些必須參加的會議，你一定可以讓它們更具價值。
雖然 Superwhisper 可能能夠轉錄已錄製的會議，但當你想從會議中獲得更多時，可以轉向 Spellar AI。如果你是參與者，這款應用程式能為你建立令人難忘的會議摘要;而作為主持人，你則可以享受協作助手的支援，在會議進行中獲取相關破冰話題的靈感，或者於其他平台上共同合作。
**1． AI 協助會議效率提升的潛力：** 雖然 Spellar AI 已經提供了會議摘要和協作等功能，但更深入的 AI 應用，如 **情緒分析 （Sentiment Analysis）** 和 **主題追蹤 （Topic Tracking）** 可以更精確地分析會議內容，以提供更有效的洞察。例如，情緒分析可辨識出會議中的負面情緒，使主持人能提前介入並調整方向，而主題追蹤則能精確掌握討論重點，幫助參與者快速了解核心資訊。
**2． 隱私與安全性考量：** 隨著 AI 應用於輔助會議，資料隱私和安全性成為重要課題。專家們需要關注資料儲存、傳輸及使用等環節的安全性，同時探討如何在保障隱私前提下充分發揮 AI 的潛力。例如，Spellar AI 是否提供資料加密和匿名化功能，以及使用者對自身資料控制權。更要嚴格把關 AI 訓練資料來源及品質，以避免偏差和歧視現象出現。
無論您是使用 Notion 來收集會議筆記，還是希望將任務清單匯出作為後續步驟到 Asana，Spellar AI 都能打造一整套生產力工具的生態系統。我們不會在這裡披露我們的私人會議記錄，但我們將展示應用程式介面以及一份範例會議摘要：
提升口語表現，打造更順暢的會議體驗
該應用還能透過全面的會議分析來提升您的口語表現，這對於缺乏信心的主持人尤為有幫助。當您將適合的應用程式納入工作流程時，AI 應用能夠將那些讓人沮喪的日子轉變為順暢且富有建設性的 9 到 5 工作時間。它們是自動化或加速經典工作日各方面的絕佳方式，包括電子郵件管理、會議生產力以及其他溝通層面。我們建議以一套完整的 AI 工具包——Solve with AI＋ on Setapp 來取代獨立的 AI 工具和基於瀏覽器的平台。如果您正在尋找一組超過十個應用程式（包括上述工具）來建立最有效的日常工作流程，那麼這個單一專注於 AI 的訂閱計劃可以成為您的全方位個人助手。請隨意探索 Solve with AI＋，看看如何改變您的工作方式！
參考來源
提升工作效率4個成為最佳助手的AI
ChatGPT不但可作為一個更具對話性的搜尋引擎，還可以幫助回答問題、校對語法、重寫文本，甚至撰寫消息或提案，此外，用戶也可以上傳截圖、照片和文檔，讓 ...
來源： 科技島如何運用AI加速工作效率？
因此，我們可以將AI（例如：ChatGPT）當成自己的助理一樣，告訴它「該扮演的角色」、「你想要的資料內容」、「你期望的產出格式」等「提示文(Prompt)」， ...
來源： 專案經理雜誌運用AI工具，提升遠距工作效率、增加思考時間 - SWise
舉例來說，運用AI工具就可以將瑣碎的工作委派給AI，讓AI協助查找資料和答案、或是幫忙做會議的重點紀錄。同時，AI也可以從雜亂的工作中協助員工進行規劃， ...
來源： swise.tw【112年度】TCN Workforce知識分享-運用ChatGPT提高工作效率《職場AI ...
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來源： 勞動部勞動力發展署全球資訊網未來AI生成的時代—簡化流程提升效率讓管理更輕鬆【震旦月刊】
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來源： e等公務園+學習平臺
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